Prowadzenie biznesu w dzisiejszym świecie wymaga od przedsiębiorców wielozadaniowości, czego również oczekują sami od pracowników dołączających do zespołu. Wykonywanie projektów i zadań w określonych terminach i zgodnie z ustaleniami nie zawsze jest takie proste jak mogłoby się wydawać. Dzisiaj przedstawiamy rozwiązanie, które pomaga każdego dnia zaplanować swój czas i zorganizować jeszcze lepiej naszą pracę.
Google Calendar – idealny kalendarz dla firm
Według badań pracownik spędza średnio 5 godzin tygodniowo na spotkaniach. Mogłoby się wydawać niewiele, jednak gdy dorzucimy do tego 4 godziny przygotowań powstaje już nieco ponad 1 dzień roboczy, który “kręci się” wokół samych spotkań. Idealne zaplanowanie i zarządzanie naszym czasem jest konieczne w celu osiągnięcia efektywności realizowanych zadań. Rozwiązanie na szczęście jest już dostępne i ma się całkiem dobrze. Google Calendar czyli Kalendarz dla firm to aplikacja pozwalająca w łatwy sposób zorganizować swój tydzień, miesiąc, a nawet rok.
Funkcje Kalendarza Google
Pierwszą i najważniejszą z nich jest możliwość tworzenia wydarzeń i spotkań. Sprawdza się to również w przypadku, gdy chcemy wykorzystać Kalendarz jako nasz notatnik lub przypominajkę np. “Sprawdź czy otrzymałeś raport od Kasi”. Podczas tworzenia wydarzeń możemy do nich zaprosić naszych kolegów, całe zespoły lub zewnętrznych kontrahentów. Dodatkowo Google Calendar umożliwia dodawanie do spotkań Sal w których mają odbyć się spotkania.
Kolejną bardzo ważną funkcją jest opcja współdzielenia kalendarzy. Jeśli chcemy zorganizować wydarzenie, lecz nie jesteśmy pewni czy Marek w tym dniu ma wolny slot wystarczy w Google Calendar dodać “widok” kalendarza naszego kolegi. W ten sposób dowiemy się kiedy ma czas na spotkanie, jaki jest jego plan na najbliższy dzień lub tydzień, oraz czego dotyczą nadchodzące wydarzenia. W praktyce sprawdza się to idealnie, oraz pozwala zaoszczędzić rocznie setki godzin, które zmarnowalibyśmy na pytaniach o czas wolny na spotkanie.
Podobną do powyższej funkcji jest “Znajdź czas” pozwalająca na dopasowanie spotkania do planu dnia naszego kolegi lub koleżanki, tak by nie kolidowało to z innymi wydarzeniami, które mają w kalendarzu.
Tworzące wydarzenie w Kalendarzu Google otrzymujemy jeszcze jedną bardzo ważną funkcję – Wideokonferencje. Jedna z najlepszych opcji jaką Google mógł dodać do funkcjonalności Kalendarza. Jednym kliknięciem generujemy link do wideokonferencji, który następnie zostaje udostepniony wraz z całym wydarzeniem osobie która została dodana do wydarzenia. W ten sposób możemy prowadzić rozmowy i spotkania z osobami z drugiego końca świata bez konieczności: instalacji specjalnego oprogramowania, skomplikowanego generowania linków i zaproszeń oraz liczenia godzin tak, by dostosować się do strefy czasowej (wydarzenia pokazują godzinę zgodną z indywidualnymi ustawieniami każdego użytkownika)
Kalendarz Google posiada jeszcze więcej możliwości, a w połączeniu z innymi aplikacjami pakietu G Suite tworzy niesamowity “kombajn” pozwalający pracować szybciej, efektywniej oraz wydajniej. Jeśli Twoja firma chce być krok do przodu przed konkurencją warto zastanowić się nad wdrożeniem tego typu rozwiązań. W przypadku, gdy już jesteś użytkownikiem pakietu G Suite, a pracownicy nie wykorzystują jego możliwości na 100% warto zastanowić się nad szkoleniem G Suite. Podczas kilkugodzinnego szkolenia dowiesz się jak ukryte w aplikacjach funkcje usprawnią pracę Twojego zespołu.
