Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, jest zobowiązany przepisami prawa do prowadzenia pełnej dokumentacji oraz rozliczeń dla każdej z osób. W dużych korporacjach zajmują się tym oddzielne komórki: kardy i płace. W mniejszych podmiotach opiekę nad aktami oraz naliczaniem wynagrodzeń powierza się księgowej, pracownikowi firmy lub zleca do biura rachunkowego. Na rynku są dostępne programy do obsługi kadrowo – płacowej przedsiębiorstwa.
Obsługa kard w firmie i biurze rachunkowym
W każdej firmie muszą być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązywania stosunku pracy oraz te, które są związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Dla każdej osoby powinna zostać stworzona odrębna teczka do przechowywania akt osobowych. Warto pamiętać, że nowy etat wymaga również: kwestionariusza osobowego, skierowania na wstępne profilaktyczne badania lekarskie na dane stanowisko, imiennej karty ewidencji czasu pracy, czy wzorów wniosków – to tylko podstawowe dokumenty, które są przygotowywane przez obsługę kadrową przedsiębiorstwa: zatrudnioną księgową lub biuro rachunkowe – na podstawie umowy.
Dokumenty finansowe dotyczące zatrudnienia
Pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę oraz ewidencji czasu pracy za dany okres. Nowoczesny program kadrowo – płacowy umożliwia automatyczne naliczanie płac, wysokości stawek urlopowych, ekwiwalentów, czy zasiłków, a dzięki połączeniu z systemem e-Deklaracja generowanie i wysyłanie PIT-ów. Informacje o tym, jak działa program do obsługi kard i płac zostały umieszczone na stronie: https://www.pcbiznes.pl/aga-kadry-i-place/. Praca z takim narzędziem to również uproszczenie naliczania składowych wynagrodzenia – wysokości składek na Ubezpieczenie Społeczne i Zdrowotne, Fundusz Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Co więcej, obecnie dostępne rozwiązania umożliwiają importowanie danych do systemu „Płatnik” oraz programu księgowego.
Prowadzenie dokumentacji kadrowo – płacowej w przedsiębiorstwie to wymóg wynikający z przepisów prawa. Dzięki nowoczesnym programom zatrudnione na etacie księgowe czy obsługujące więcej podmiotów biura rachunkowe mogą tworzyć niezbędne pliki oraz dokonywać rozliczeń w szybki i wygodny sposób.
