Czym jest Business Intelligence? Czy rola filtrowania informacji w biznesie naprawdę jest nieoceniona? A przede wszystkim: czy w istocie porządkowanie danych za pomocą tzw. „sztucznej inteligencji” ma wpływ na bycie o krok przed konkurencją?
Najkrócej rzecz ujmując Business Intelligence to rozbudowane narzędzie służące do raportowania. Mówiąc z kolei bardziej wyczerpująco jest to rodzaj programu (modułu), który działa wspólnie z systemem ERP (np. Streamsoft Prestiż) i pobiera z niego dane. Moduł BI może być także zasilany zewnętrznymi bazami danych (np. dane z Excela czy Accessa) oraz integrowany z innymi typami systemów (CRM, SCM czy call center). Wszystkie pobrane przez BI dane, niezależnie od źródła, są przechowywane w jednym miejscu — hurtowni (bazie) danych. Dzięki temu raporty i analizy wykonywane na ich podstawie są kompletne. Poza „hurtownią” w skład systemu BI wchodzą jeszcze technologie pozyskiwania i transformacji danych (ETL) oraz aplikacje analityczne i raportujące. Te pierwsze zajmują się ekstrakcją oraz przekształcaniem danych (np. konwersja wartości numerycznych na znakowe) do takiej formy, która może być transportowana do wspólnej hurtowni. Te drugie z kolei mają za zadanie „komunikować się” już bezpośrednio z użytkownikiem i dostarczać mu przetworzonych danych w wybranej przez niego formie. Wśród najważniejszych aplikacji analitycznych wymienić można: narzędzia raportujące, narzędzia do eksploracji danych czy kokpity menedżerskie.
Co może BI?
Za sprawą swojej budowy i sposobu działania większość systemów BI umożliwia analizę danych z wielu dziedzin tematycznych (sprzedaż, zaopatrzenie, produkcja, controling), ich agregację oraz wizualizację na wielu poziomach. Dzięki użyciu modułu tego typu jesteśmy także w stanie tworzyć (zasada „przeciągnij, kilknij”) wykresy i diagramy oraz ustalać kluczowe wskaźniki (KPI) i karty wyników (Score Card). Jedną z nieco bardziej rozbudowanych funkcjonalności BI są z kolei na przykład tzw. alerty odchyleń. Jak działają? Otóż gdy tylko pewne wskaźniki — monitorowane przez moduł — zaczynają niebezpiecznie „skakać”, program automatycznie wysyła alerty do osób przypisanych do listy (odpowiedzialnych za nadzorowane kwestie). Równie użyteczna jest funkcja tworzenia automatycznych subskrypcji, dzięki którym analiza może być automatycznie przesyłana do wybranych odbiorców (np. zestawienie sprzedaży do handlowców). Dużym ułatwieniem w codziennej pracy (szczególnie w większych firmach) jest niewątpliwie opcja konsolidacji różnych baz danych. Jeśli, dajmy na to, grupa kapitałowa składa się z 4 spółek (i ma ona 4 różne bazy), z użyciem BI można zmigrować je do jednej bazy i na tej podstawie dokonywać analiz, np. wspólnych wydatków czy planów. Narzędziem posiadającym tego typu rozbudowane możliwości jest np. moduł BI programu ERP Streamsoft Prestiż. Przekładając powyższe na bardziej praktyczne kwestie, tzw. inteligencję biznesową możemy zastosować m.in. do: tworzenia rankingów sprzedaży (zarówno oddziałów, jak i konkretnych handlowców), porównania uzyskanej marży (dla asortymentu lub jego grupy), analizy wzrostu sprzedaży (wg. regionów, sposobów płatności etc.), badania obrotów przedsiębiorstwa, tworzenia rachunków wyników finansowych firmy czy analizy zaopatrzenia.
I po co to wszystko?
Wszystkie te funkcje i możliwe dzięki nim działania mają za zadanie wesprzeć kadrę zarządzającą w podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących działań przedsiębiorstwa. To z kolei ma przyczyniać się do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej firmy. Innymi słowy w pojęciu BI mieszczą się takie technologie oraz procesy, które wspierają podejmowanie rozsądnych i trafnych rozstrzygnięć biznesowych. „Wyłuskanie” wartościowej i konkretnej treści (informacji biznesowej) jest w dzisiejszych — przepełnionych szumem informacyjnym — czasach jedną z kluczowych cech dobrego biznesmana czy handlowca. Systemy „sztucznej inteligencji” wspomagając ten proces, eliminują jednocześnie takie czynniki jak zawodność ludzkiego myślenia czy przemęczenie. Mówiąc obrazowo pozwalają one połączyć stos krzyżujących się raportów i analiz w jeden przejrzysty dokument, który jest nie tylko łatwy w odczycie, ale i tworzeniu i adaptacji do aktualnych potrzeb.
